FAQ – Elektronische Briefdienstleistung

Softwarelösungen und Brief-Dienstleistungen

Was ist Archivierung?

Die elektronische Archivierung ermöglicht eine langfristige, unveränderbare Speicherung von Dokumenten, die auf geeigneten Speichermedien als Bilddaten (PDF, TIF o.a.) ausgelagert werden.

Was ist DV-Freimachung?

Unser zertifiziertes DV-Freimachungsverfahren erzeugt elektronisch freigemachte Dokumente. Alle postalischen Anforderungen, wie zum Beispiel Sortierung, Portoermittlung und Freimachung, werden hier automatisiert abgearbeitet. Je nach Bedarf generiert das System Markierungen, um die eingesetzten Kuvertieranlagen und die Beilagenzuführung zu steuern.

Was ist ein elektronischer Laufzettel?

Der elektronische Laufzettel listet die konvertierten Daten anschaulich auf, unterteilt in Jobs und Chargen. Mit dem elektronischen Laufzettel beginnt der eigentliche physische Produktionsprozess. Der elektronische Laufzettel begleitet den Job durch die weiteren Produktionsschritte.

Was ist Hybridmail?

Hybridmail ermöglicht es, Briefe auf virtuellem Weg an ein Druckzentrum in der Nähe des Empfängers zu senden, wo die Sendung gedruckt, gefalzt, kuvertiert und zeitnah zur Postzustellung übergeben wird. Die Briefpost der Unternehmen wird nicht wie bislang hunderte Kilometer per LKW, Bahn oder Flugzeug über große Strecken transportiert, sondern digital an den Zielort versendet und erst dort in einem Druckzentrum gedruckt und kann bis zur Gangfolge des Postboten vorsortiert werden. Diese neue Technolgie spart Zeit, Geld und schont die Umwelt.

Mit FP BusinessMail stellen wir alle erforderlichen Technologien für das Hybridmail-Verfahren zur Verfügung.

Wie kann ich mein Porto optimieren?

Unsere Portooptimierung findet für jeden Versandauftrag aus der Vielzahl der Rabattmöglichkeiten die kostengünstigste Variante für die verschiedenen Versandarten wie Brief, Infopost oder Infobrief.

Portoneutraler Versand

Wenn Sie beispielsweise eine Sendung mit einem Anschreiben pro Brief versenden, können Sie das verbleibende Restgewicht der jeweiligen Portoklasse nutzen, um dieses portoneutral mit einer Anlage zu versenden. Informieren Sie Ihre Kunden über Neuigkeiten aus Ihrem Unternehmen, steuern Sie Newsletter, Flyer oder sonstige Informationen Ihrer Briefpost zu.

Unsere Softwarelösungen und Briefdienstleistungen sind voll automatisiert und ermitteln die richtige Portoklasse für:

Standardbrief

  • 1 – 3 Blatt pro Sendung
  • maximal 20g. pro Sendung
Kompaktbrief

  • 1 – 9 Blatt pro Sendung
  • maximal 50g. pro Sendung
Großbrief

  • 1 – 39 Blatt pro Sendung
  • maximal 500g. pro Sendung

Abholen & Sparen:

Wir holen Ihre Geschäftspost und die Geschäftspost von vielen anderen Firmen ab und liefern sie sortiert und frankiert bei der DPAG oder bei alternativen Zustelldiensten ein. Für die Einlieferung von großen, sortiert und frankierten Mengen an Post erhalten wir Rabatte, die wir zum größten Teil in Form von monatlichen Gutschriften an Sie weiterleiten.

Mehr Informationen dazu gibt es bei
» Abholen & Sparen

Päckchen und Pakete

Aber auch Sendungen, die für gleiche Empfänger bestimmt sind, führen wir nach Ihren gewünschten Kriterien wie beispielsweise „gleiche Empfängeradresse“ oder „Kundennummer“, in Päckchen zusammen. So sparen Sie Porto.

Was ist revisionssichere Kuvertierung/Barcode?

Jede Sendung erhält nach Konvertierung der Datenströme einen Barcode mit einer eigenen Sendungs-ID, die der späteren Vollständigkeitskontrolle dient. Bei der Kuvertierung wird dieser Barcode von Hochleistungsscannern erfasst. Doppelproduktionen werden damit ausgeschlossen, da das System gleiche IDs nicht druckt und diese Information das Monitoring weiterleitet, welches den Eingang, die Steuerung, Aufbereitung und Weiterverarbeitung der Daten übernimmt.

Was sind OMS (Output-Management-Systeme)?

“Output-Management-Systeme” (OMS) sind ursprünglich aus dem Bedarf heraus entstanden, beim Ausdruck von beispielsweise Rechnungen eine klar strukturierte Darstellung beziehungsweise ein klar strukturiertes Layout vorzuweisen. Derartige sogenannte Transaktionsdokumente entstehen typischerweise aus betriebswirtschaftlichen Anwendungen.

So stellen Dokumente für Unternehmen einen hohen Wert dar, indem sie geschäftsrelevante Informationen fixieren und Geschäftsprozessen zugrunde liegen. Entsprechend sensibel müssen Dokummente behandelt werden. Von der Erstellung, der Weiterleitung, der Verteilung bis hin zur revisionssicheren Ablage in digitaler Form bringt die Verarbeitung auf elektronischem Weg entscheidende Vorteile. Nicht zuletzt die Navigation sowie Suche nach Informationen und digitalen Dokumenten wird zunehmend zum kritischen Faktor für den Unternehmenserfolg.

Die maßgeschneiderten Softwarelösungen von FP stellen neuartige und etablierte Produkte zur Verfügung oder bauen auch auf vorhandene Systeme auf. Von der klein- oder hochvolumigen Druckaufbereitung bis zur elektronischen Formularlogistik, von der Steuerung des Ausdrucks bis zur Portooptimierung, von der Umwandlung von Datenströmen aus unterschiedlichen Quellen in gewünschte Formate bis zur Archivierung der Dokumente, lassen sie sich einfach einführen und fügen sich optimal in die IT-Infrastruktur unserer Kunden ein. Unterschiedliche Technologien werden von Francotyp-Postalia sinnvoll miteinander verknüpft und in einen inhaltlichen Zusammenhang gebracht.

Was ist Track & Trace?

Unser Track&Trace-Verfahren ermöglicht das Abrufen von Statusinformationen, die den aktuellen Bearbeitungsstand der Briefsendungen angeben (Standardkomponente unter anderem bei FP WebMail).

Ihre Frage ist nicht dabei? Wir helfen Ihnen gerne weiter.