FAQ – Elektronischer Briefservice

FP WebMail

Was ist FP WebMail?

FP WebMail ist der schnelle elektronische Briefservice, der es ermöglicht, am Computer erstellte Briefe und Dokumente aus Word, Excel, PDF oder anderen Windows-Anwendungen direkt per Internet – in wenigen Sekunden, sicher und verschlüsselt – an ein FP-WebMail-Druckzentrum zu versenden. Dort werden die digitalen Dokumente zu fertigen Briefsendungen wie folgt maschinell und voll automatisiert verarbeitet: Laserdrucken schwarz/weiß oder farbig, falzen, kuvertieren und Übergabe der Briefe zur Postzustellung.

Gibt es Mindestmengen oder GrundgebĂĽhren bei der FP WebMail?

Nein, denn unter Einsatz von Standardmaterialien (Papier und Hüllen) können Sie mit FP WebMail beliebig viele Briefe schreiben, wann immer Sie wollen, ohne Mindestumsatz und ohne Grundgebühr: 100 am Tag, 10.000 im Monat oder auch nur ein Brief am Tag.

Welche Kosten entstehen bei der Nutzung von FP WebMail?

Bei FP WebMail bezahlen Sie nur die Briefe, die Sie uns als Druck- und Versandauftrag tatsächlich über die FP WebMail-Software übermittelt haben, je nach Preisliste der Tarifgruppe “Geschäftskunden” oder “Privatkunden”. Diese Preise beinhalten bereits alle Leistungen für den gesamten Prozess einer Briefproduktion (vom Druck bis zum Versand) inklusive Standardeinsatzmaterialien, Datenkonvertierung, Onlinekontoführung, Rechnungslegung sowie Software-Updates. Für Geschäftskunden ist optional der Erwerb einer Serverlizenz möglich.

FP WebMail ist ohne Mindestumsatz an Briefen nutzbar, es entstehen keine versteckten Zusatzkosten, keine Mindestmengen und es fallen auch keine GrundgebĂĽhren an. Mit FP WebMail haben Sie jederzeit Ihre Briefkosten ĂĽbersichtlich und fest im Griff.

Wie wird bei FP WebMail bezahlt?

Die Zahlung erfolgt grundsätzlich per Aufladung eines Guthabens. Wir bieten Ihnen folgende Möglichkeiten:

1) per PayPal – der einfache, schnelle und sichere Online-Zahlungsservice*
2) im Prepaid-Verfahren mit Kreditkarte (z. B. Visa-Card, Mastercard)*
3) oder ganz bequem ĂĽber Lastschriftverfahren*

Um FP WebMail zu nutzen, benötigen Sie entweder a) ein PayPal-Privatkonto oder ein PayPal-Geschäftskonto, b) eine gültige Kreditkarte oder c) erteilen uns eine Einzugsermächtigung. Das aufgeladene Guthaben ist für den Kunden im passwortgeschützten Kundenbereich einsehbar. Die monatliche Abrechnung im Track&Trace-Kundenportal zeigt Ihnen alle aussendungsrelevanten Daten in Listenform. Jeder Brief lässt sich mit Inhaltsangaben und den Versanddaten lückenlos nachvollziehen.

* für Geschäftskunden mit regelmäßigen Enlieferungen von mindenstens 500 Briefen pro Einlieferung bieten wir individuelle Zahlungsvereinbarungen an.

Wie melden Sie sich fĂĽr FP WebMail an? Informationen zur Registrierung.

Die Nutzung des FP WebMail-Services ist nur in Verbindung mit einer Registrierung mit vollständigen und korrekten Angaben möglich. Anonyme oder auf falschen Daten beruhende Registrierungen werden, um einem Missbrauch unseres Dienstes vorzubeugen, nicht freigeschaltet.

Nach erfolgter Registrierung erhalten Sie Zugang zum FP WebMail-Portal, wo Sie sich die FP WebMail-Software kostenlos herunterladen und auf Ihrem PC oder Laptop installieren können. Ein Assistent führt Sie durch die Installation.

Sie erhalten per E-Mail Ihr Passwort zugesandt. Das Passwort gilt als Nutzerlizenz.

Mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort beziehungsweise Ihrer Nutzerlizenz können Sie sich anschließend einloggen, den FP WebMail-Service vollständig testen oder gleich echte Briefe auf den Postweg bringen (kostenpflichtiger Service, siehe jeweilige Preisliste für Privat- oder Geschäftskunden).

Beim Installieren eines Treibers erhalten Sie eine Meldung, dass der Windows-Logo-Test nicht bestanden wurde. Was ist zu tun?

Das bedeutet, dass der Treiber nicht von Microsoft zertifiziert ist. Viele Hersteller übergehen aus Zeit- und Kostengründen die Zertifizierung. Denn jede neue Treiberversion muss erneut überprüft werden. Handelt es sich beim Hersteller der Hardware um eine Ihnen bekannte, vertrauenswürdige Firma, können Sie die Meldung ignorieren, weil deren interne Qualitätsprüfung dafür sorgt, dass die neue Software keine negativen Auswirkungen auf Ihren PC hat.

Klicken Sie einfach auf “Installation fortsetzen”.

Bei der Eingabe der Seriennummer erhalten Sie eine Fehlermeldung. Woran könnte es liegen?

Achten Sie bitte bei der Eingabe der Seriennummer darauf, dass Sie keine Leerzeichen oder andere zusätzliche Zeichen eingeben. Wenn Sie Ihre Seriennummer kopieren und einfügen, achten Sie bitte ebenfalls darauf, kein Leerzeichen mitzukopieren.

Wie wird sichergestellt, dass die Daten nicht in falsche Hände gelangen, verloren gehen oder manipuliert werden?

Sicherheit ist das oberste Gebot bei FP WebMail. Deshalb werden Ihre Dokumente nach dem Versand über FP WebMail automatisch gepackt, verschlüsselt und per FTP an das Briefproduktionszentrum gesendet. In einem Dialogfenster können Sie den Übertragungsstatus überwachen.

Durch die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung sind Ihre Briefdaten für Dritte nicht zugänglich. Das gilt auch für den automatisierten Prozess der Briefproduktion. FP-WebMail-Mitarbeiter unterliegen darüber hinaus den strengen Vorschriften des Datenschutzgesetzes sowie des Post-und Fernmeldegeheimnisses (s. Datenschutz/Datensicherheit).

Wie erstellt man mit FP WebMail ein Dokument?

Sie können Ihren Brief entweder aus dem Vorlagenmanager oder aus Ihrer Windows-Anwendung heraus erstellen.

Öffnen Sie den Vorlagenmanager entweder über das Windows-Menü (Start > Programme > FP WebMail > Vorlagenmanager), durch Rechtsklick auf das FP WebMail-Icon in der Taskleiste oder durch Anklicken des “Print”-Bereiches im FP WebMail-Manager auf dem Desktop. Die Vorlagen sind bereits so gestaltet, dass die Adresse richtig positioniert ist.

Selbstverständlich können Sie Ihr Dokument (etwa Ihren Brief oder Ihre Rechnung) auch aus jeder Windows-Anwendung heraus erstellen. Achten Sie bitte darauf, dass die Adresse bei 5,5 cm vom oberen Rand und 2,5 cm vom linken Rand mit Ihrer einzeiligen Absenderzeile beginnt. Die Empfängeradresse beginnt bei 6,95 cm vom oberen Rand und 2,5 cm vom linken Rand und endet bei 9 cm vom oberen Rand.

Wie lassen sich Unterschriften einfĂĽgen?

Für Geschäftsbriefe oder ähnliches setzen Sie Ihre eingescannte Unterschrift einfach in das Dokument ein. Rechnungen sind in der Regel auch ohne Unterschrift rechtsgültig.

Welche Einsatzmaterialien kommen zum Einsatz?

FP WebMail produziert Ihre Briefe auf weiĂźem Papier und kuvertiert diese zu fertigen Briefsendungen in neutrale, weiĂźe FensterhĂĽllen mit der elektronischen Briefmarke (DV-Freimachung).

Können auch kundenspezifische Materialien eingesetzt werden?

Für Geschäftskunden mit einem hohen Briefaufkommen und dem Wunsch auf Einsatz von eigenen Geschäftsmaterialien (Logopapier, Formulare, Hüllen, Beilagen, Überweisungsträger etc.) bieten wir unsere Lösung FP BusinessMail an.

Lassen sich auch Anlagen beifĂĽgen?

Möglich sind elektronische Beilagen im DIN A4-Format. Bei größerem Umfang empfiehlt sich der zweiseitige Duplex-Laserdruck (Vorder- und Rückseite). Beilagen, die Ihnen nur in Papierform vorliegen, können gegen Aufpreis eingescannt oder – ab mindestens 10.000 Sendungen – vom Kunden im Endformat (vorgefalzt, geheftet, mit geschlossener Kante) angeliefert und maschinell zugeführt werden. Bitte beachten Sie, dass Beilagen grundsätzlich maschinenfähig sein müssen. Vor einer Erstproduktion empfehlen wir einen Beilagentest. Auf Anfrage übersenden wir Ihnen gern unser technisches Merkblatt “Beilagenspezifikationen”.

Werden die Briefe frankiert? Was heiĂźt DV-Freimachung?

Wenn nicht gesondert vereinbart, werden Ihre Briefsendungen per DV-Freimachung an die Deutsche Post AG zur Postauflierung (also zur Zustellung) ĂĽbergeben. Unser zertifiziertes DV-Freimachungsverfahren erzeugt elektronisch freigemachte Dokumente. Alle postalischen Anforderungen, wie zum Beispiel Sortierung, Portoermittlung und Freimachung, werden mit FP WebMail automatisiert abgearbeitet. Je nach Bedarf generiert die Software Markierungen (sogenannte Kuvertiersteuerzeichen), um die eingesetzten Kuvertieranlagen und die BeilagenzufĂĽhrung zu steuern.

Wie lange braucht der Brief bis zum Empfänger?

In den FP WebMail-Produktionszentren werden die elektronischen Dokumente innerhalb kurzer Zeit zu Briefen verarbeitet und postaufgeliefert. Abhängig vom Eintreffen Ihrer Daten ist Ihr Brief in der Regel am nächsten Tag beim Empfänger.

Kann ich per SMS benachrichtigt werden?

Wenn Sie einmal keinen Internetzugang haben um sich ĂĽber den Auftragsstatus Ihrer Briefe zu informieren, erhalten Sie auf Wunsch eine Nachricht per SMS auf Ihr Handy ĂĽber die Fertigstellung (Druck und Versand) Ihrer Briefsendungen. So bleiben Sie mobil und informiert!

Ihre Frage ist nicht dabei? Wir helfen Ihnen gerne weiter.