Wichtige Infos zum Thema Kuvertieren

Alle Vorteile auf einen Blick

Sie wollen eine Kuvertiermaschine kaufen? Damit Sie sich umfassend über das Thema Kuvertieren informieren können, haben wir Ihnen hilfreiche Tipps und Informationen zusammengestellt.

Was ist Kuvertieren?

Das Kuvertieren ist ein wichtiger Teil des Postbearbeitungsprozess. Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen werden gedruckt, gefalzt, kuvertiert, frankiert und dann der Post übergeben. Kuvertiermaschinen übernehmen dabei die Aufgabe des Zusammenführens von mehrseitigen Dokumenten, des Falzens nach verschieden Falztechniken und des Kuvertierens – also das Eintüten – in Briefumschläge mit unterschiedlichen Formaten.

Tipp: Testen Sie vorab das Papier!

Dazu werden abhängig von der Aufgabenstellung besondere Kuvertierumschläge, sogenannte Automatenhüllen, benötigt: Im industriellen Papierverarbeitungsprozess sind die Oberflächenbeschaffenheit und das Falzverhalten der verwendeten Papiersorten besonders wichtig. Deshalb empfehlen wir Ihnen im Vorfeld Probestellungen der Kuvertiersysteme.

Welche Vorteile hat eine Kuvertiermaschine?

Nicht nur bei größeren Briefvolumen ist die manuelle Verarbeitung der täglichen Geschäftspost unwirtschaftlich – auch bei kleinen und mittleren Briefvolumen kann sich die Anschaffung einer Kuvertiermaschine lohnen. Wir empfehlen unsere einfach zu bedienenden und robusten Geräte für ein mittleres und großes Postaufkommen. Für kleinere Briefvolumen bieten wir perfekte Einsteigermodelle an.

Viele Unternehmen drucken täglich eine Menge Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder auch Mahnungen. Dazu kommt der tägliche Briefverkehr mit den Kunden: Je mehr Auftraggeber ein Unternehmen hat, desto größer ist normalerweise die Zahl zu bearbeitenden Dokumente. Kunden erwarten heute einen sorgfältig verarbeiteten und zeitgenau versendeten Brief. Deshalb ist neben der Geschwindigkeit auch die Sicherheit im Kuvertierprozess wichtig. Automatisierte Postbearbeitungsprozesse mit Hilfe von Kuvertiermaschinen erhöhen die Zuverlässigkeit der Postverarbeitung enorm. Diese Faktoren sorgen für eine präzise und repräsentative Briefkommunikation und für zufriedene Kunden.

Zeit ist Geld

Nicht zuletzt spielen Kosten im Prozess eine große Rolle. Gegenüber der manuellen Verarbeitung ist die Kuvertierung mit einer Kuvertiermaschine langfristig deutlich günstiger. Allerdings lassen sich nicht alle Aufgaben maschinell erledigen: Das Aufbringen von Aufklebern oder Kuvertieren von Sonderformaten lässt sich nur schwer automatisieren und wird deshalb wohl auch in Zukunft per Hand erledigt werden müssen.

Natürlich können Unternehmen in vielen Fällen auch per E-Mail kommunizieren. Dabei müssen sie aber bedenken, dass E-Mails bisweilen verloren gehen und der Kunde das enthaltene Dokument oft selbst ausdrucken muss, um es weiter bearbeiten zu können. Das kommt nicht immer gut an. Auch die Auslagerung von Druckprozessen lehnen viele Unternehmen wegen Sicherheitsbedenken ab – und entscheiden sich damit bewusst für die automatisierte Postverarbeitung im eigenen Haus. In solchen Fällen sind Frankiermaschinen und Kuvertiermaschinen die perfekten Helfer bei der Bearbeitung des täglichen Postausgangs.

Was gilt es beim Kauf einer Kuvertiermaschine zu beachten?

Bevor Sie eine Kaufentscheidung fällen, sollten Sie Ihre Anforderungen möglichst präzise definieren – Francotyp-Postalia unterstützt Sie dabei gerne in der Beratung: Welches tägliche Briefvolumen wollen Sie bearbeiten, welche Belastungsspitzen durch Regeldrucke (Faktura, Mahnlauf…) sind zu erwarten und wie viele Dokumente versenden Sie in einem Arbeitsgang und einem Briefumschlag? Derlei Faktoren bestimmen zum Beispiel die Taktzahl und die Anzahl der Zuführstationen der Kuvertiermaschine. Eventuell ist auch eine Staffelablage für die Briefe notwendig. Papierqualitäten und deren Verarbeitung sollten bei Bedarf in einem Test geprüft werden.

Kuvertiermaschinen kaufen, mieten oder leasen

Der Preis einer Kuvertiermaschine ist abhängig von den Modellen und Varianten. Auch ist eine Finanzierung durch FP möglich: Wir bieten Ihnen sowohl Leasing als auch Miete an und beraten Sie dazu gerne. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen den Abschluss eines Service-Vertrags, der das Risiko für Unternehmen minimiert. Wir bieten erstklassigen Service und stehen Ihnen in Deutschland mit dem dichtesten Servicenetz der Branche zur Seite. Besonders für Kuvertiersysteme, die einem natürlichen Verschleiß unterliegen und durch Abrieb und Papierstaub verschmutzt werden, ist ein Servicevertrag – skaliert nach Volumen – kostengünstig und sinnvoll.


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